タスクとスケジュールを管理する – その3 「禁止」の重要性

前回からの続きです．

ITは情報を広く，遠くへ，正確に運んでくれます．それでもなお連絡や報告に時間がかかり，また情報の精度低下や欠落が起こっていたのは，僕が（心理的に）アトムの世界にいたからです．

注文受付や発注処理など自動化が可能な部分は大いにIT化の恩恵を受けていますが，ルーチンワークではない知識労働者にとっては実はIT化によって逆に報告や連絡業務が増えてたんじゃないか？？？と思うこともしばしばでした．

• 報告書をITで効率化する

これはデジタルなようで実はアトムの世界です．

• 報告書をITで効率化する
• 報告書をITで撤廃する

ITを使うのであれば報告書を効率化するのではなく，報告書をゼロにすべきです．
決して不可能ではありません．不可能だとすれば，ITやシステムの問題ではなく，心理的な問題です．

試しに部会やグループミーティングなどの連絡や報告がメインの会議をすべて禁止にしてみましょう．

業務改革の要諦は「禁止」にあり，です．

電話やケータイを当たり前のように使いながら，どうやれば通信費を抑えられるだろう？って悩むのは，ケーキを食べながら，どうすればダイエットに成功するだろう？って悩むのと本質的にはなんら変わりません．ダイエット食品やスポーツクラブ探す前に，ケーキを禁止してみるのはどうでしょうか．ダメでもともと，試すだけならカネはかかりません．

とにかく「マジかよ！？」ってものを禁止してみる．
みんな必死になるはずです．真剣になるはずです．
自分の組織のあり方，働き方に悩むことになります．

そして，その「必死」が業務革新を成功に導くカギになる！ような気がします．